La Necesidad de los Manuales

Cuando compramos una televisión o un refrigerador, siempre acudimos al manual del usuario para saber cosas simples que nos permiten optimizar la funcionalidad de los aparatos, la necesidad de que nuestro negocio tenga manuales operativos es igual de importante.

A pesar de que todos tenemos muy presente la complejidad de las actividades que realizamos, muchas veces las subestimamos pensando en la transmisión de toda esa experiencia y conocimiento será sencilla y , así como nosotros, podrá ser dominada con práctica y perseverancia, sin embargo nunca nos ponemos a pensar, ¿Qué pasaría si un día no puedo seguir desempeñando mis funciones como lo suelo hacer? , ¿Quién podría apoyarme? o, peor aún ¿Serían realizadas mis actividades de la forma correcta?

Todo esto nos pone en el predicamento de cómo plasmar todo ese conocimiento y experiencia de tal forma que pueda ser transmitida a otros con la seguridad de que quien lo vea podrá ejecutarlo sin mayor problema.

La respuesta a todas las preguntas es muy sencilla: manuales.

Así como para encontrar el temporizador de la televisión que no viene especificado en el control remoto, solemos buscar la respuesta en los instructivos o manuales, las personas deberán referirse de la misma forma en mi empresa o negocio al manual para saber que hacer en esas contingencias .

Tener un manual que indique qué hacer no sólo en caso de alteraciones o variaciones, sino en toda operación diaria, nos da una base fundamental para el desarrollo de nuestro negocio: la estandarización de procesos. Lograr que las cosas se hagan bien y de manera eficiente dependerá en gran medida de la información que nosotros ofrezcamos a aquellos que llevarán a cabo dichas acciones.

Indicar especificamente funciones y responsabilidades, minimizará los riesgos de que existan fallas, ofrecer soluciones y estrategias a los diferentes escenarios que se puedan presentar disminuirá costos por mala atención o una reacción deficiente a los problemas.

La idea que tenemos generalmente acerca de cualquier manual nos refiere a un gran número de páginas que se deben leer para comprender y desgraciadamente en México, no es una población que se caracterice por tener una población ávidos de conocimiento.

Es por ello que es necesario ser concretos, objetivos y veraces en la información que se proyecta en los manuales.

Darynthé Rodríguez Medina
Consultora Alcázar & Compañía
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