Modelo de Otorgamiento /Adquisición de una franquicia

OtorgamientoUn modelo de otorgamiento/adquisición de franquicia adecuado inicia con el filtrado de prospectos. Lo ideal es trabajar a fondo con los interesados que cumplan con el perfil inicialmente descrito por el franquiciante, mismo que se revisará a profundidad a lo largo del proceso de entrevistas (mutuas) y el análisis de expediente.

Es importante mencionar algunas herramientas y componentes del proceso:

La solicitud de franquicia: Es un documento que debe tener el formato adecuado para que no exceda la exigencia de información, pero que tampoco carezca de los elementos necesarios que se debe conocer de un candidato previo al avance en la información sobre el negocio.

La solicitud de ubicación: Esta herramienta es de utilidad para obtener la información necesaria para la evaluación de la ubicación y del local donde habrá de ubicarse la franquicia.

Información financiera: Del modelo financiero, desarrollado por el franquiciante con el acompañamiento de su consultor, se debe apartar en una presentación separada, los datos que debe conocer el candidato previo a la firma del contrato de franquicia.

Presentación, folleto y página Web: Estas herramientas deberán integrar, en la parte correspondiente al sistema de franquicias, información relevante en cuanto al concepto, la historia del negocio, productos o servicios que ofrece, modelos de franquicia que se comercializan, servicios que ofrece a los franquiciatarios, monto de inversión, monto de cuota de franquicia, contraprestaciones, retorno de inversión proyectado, vigencia el contrato y proceso de otorgamiento. Lo más importante de estas herramientas es que la información que se presente, según corresponda a cada caso, sea entendible y sea fidedigna.

Controles de otorgamiento de franquicia: Desde la primera franquicia que se otorga, se debe llevar registro del cumplimiento de las actividades que corresponde realizar al franquiciante y a su vez, que quede constancia escrita de ello. De igual forma. Como principio de organización, es pertinente que se manejen registros de entrega de manuales, de capacitación inicial, entre otros. Por ello, A&C entrega formatos de control como parte del desarrollo para que el franquiciante los utilice en su propio beneficio, sobre estos controles se vuelve a hablar más adelante.

  Integración al Sistema

En esta etapa, todo lo plasmado en el plan de negocios y ejecutado previamente para desarrollar el modelo de franquicia se materializa. La expansión de franquicias, es el crecimiento de la red de franquiciatarios que se van sumando a la marca de acuerdo al plan de negocios.

La integración de franquicias se refiere a la conformación física de éstas en cuanto a la selección del local, las adecuaciones, el equipamiento, la integración del personal y la transmisión de tecnología hasta la puesta en marcha.

La siguiente gráfica ilustra el Proceso de Otorgamiento de Franquicias.

Proceso de Otorgamiento/adquisición de Franquicias A&C

Proceso de Otorgamiento/adquisición de Franquicias A&C

Fuente: Alcázar

El modelo previene buenas prácticas y requisitos de Ley. Se recomienda que el franquiciante se apegue fielmente a dicho proceso tomando cada paso como una acción en beneficio del mismo franquiciante y su franquiciatario.

A continuación se explican las fases y los aspectos más relevantes:

  1. Lanzamiento / difusión: Como puede observarse en la gráfica, el proceso parte de la generación de interesados. Una vez que el modelo de franquicia está listo, se debe dar a conocer la franquicia al mercado a través de diferentes medios de comunicación que lleguen a los inversionistas que pudieran tener el perfil de franquiciatario que se busca.
  2. La presentación de la franquicia es necesaria para que el interesado conozca el concepto y pueda hacer un autoanálisis de su identificación (perfil) con el mismo. El interesado es un autofiltro al calificar si se identifica con el concepto, cuenta con la inversión que requiere la franquicia y, si las zonas disponibles son de su interés, entre otros. Conviene que el franquiciante se asegure que el interesado realmente conoce esta información y tiene el plan de adquirir una franquicia. Si estás condiciones se dan, el interesado puede ser calificado como prospecto.
  3. El llenado de la solicitud de franquicia cobra importancia tanto como evidencia del interés del candidato por adquirir la franquicia, como por un conocimiento preliminar del candidato en cuanto a su identidad, fuente de inversión, persona que operará el negocio, tiempo del que dispone, razones para interesarse por la franquicia y la declaración de que cuenta con la inversión. Es el primer filtro que tiene el franquiciante para identificar el apego del perfil del candidato con el de franquiciante que se busca.
  4. La COF, debe entregarse al prospecto una vez que fue analizada la solicitud de franquicia y se sostuvo una entrevista con éste para verificar que conoce bien la información general de la franquicia y que cumple con el perfil de franquiciatario que se busca. A&C indica que es pertinente que el franquiciante obtenga la constancia de entrega de COF y la resguarde en el expediente físico y electrónico del candidato.
  5. Para la celebración de la Carta Intención, se requiere que el franquiciante haya aprobado la solicitud de franquicia, que la entrevista haya resultado favorable y que el prospecto y franquiciante hayan despejado sus dudas respecto a sus propios intereses en relación con la franquicia. Es recomendable que se solicite al candidato realizar un depósito, transferencia o pago con cheque a favor del franquiciante en calidad de garantía de seriedad. Con este depósito, el franquiciante podrá solventar los primeros gastos de otorgamiento.
  6. En la franja previa a la celebración del contrato que se observa en la gráfica, se señala el paso de Aprobación del Candidato y de la Ubicación. Lo primero se refiere a una valoración psicométrica a realizar al candidato a través de un departamento de Capital Humano profesional, con la finalidad de entregar un reporte al franquiciante sobre el perfil laboral del candidato, con recomendaciones para que pueda tomarlo en cuenta respecto a sus fortalezas y debilidades.
  7. De igual forma, en este intervalo, se integra un expediente completo del candidato que incluye como base la siguiente documentación: La identificación oficial del candidato, un comprobante bancario que ratifique que cuenta con la inversión suficiente para la adquisición de la franquicia, el comprobante domiciliar, el reporte de buró de crédito y el comprobante alta en el SAT. Cuando se trate de persona moral, se requerirá prácticamente la misma información de la sociedad mercantil y su representante legal, así como el acta constitutiva y comprobante domiciliar de la sociedad.
  8. Volviendo a la franja previa a la firma del contrato que se muestra en la gráfica, la aprobación del local se refiere a que el franquiciante debe cuidar en todo momento que el local de la nueva franquicia tenga las condiciones favorables desde el punto de vista físico, de ubicación y de mercado que se estableció en el plan financiero.
    Aquí es donde se utiliza el formato de solicitud de ubicación para dejar evidencia de la descripción que se da respecto de los locales propuestos por el candidato para la ubicación de la franquicia. De hecho, más allá de las evidencias, en este momento, el franquiciante debe analizar la viabilidad del punto de venta para la franquicia y en su caso, realizar la verificación ocular del punto. Esta es una de las decisiones de mayor impacto en los resultados del negocio.
  9. Una vez aprobado el local, el candidato y el franquiciante se dan cita para celebrar el contrato de franquicia, para lo cual el franquiciatario debe realizar el depósito, transferencia o pago con cheque de la cuota de franquicia, tomando a cuenta el 100% del importe que previamente se había dado en garantía para la firma de la carta intención. En este caso, se integra al expediente una copia del contrato de arrendamiento del local.
  10. En este momento queda establecido el Sistema de Franquicia.

Integración de franquicias

Como un agregado al tema, cabe mencionar el proceso de integración de la franquicia porque si bien se mencionó la transmisión de la tecnología como un componente de la franquicia, es en este momento donde se puede reflejar su materialización, para lo cual se presenta el siguiente cuadro:

Firma del Contrato y Conformación del Sistema de Franquicias

Elaboración propia con información de Alcázar & Compañía.

El franquiciante, como Líder del Sistema hará uso de todos sus manuales de franquicia para la realización de esta fase.

De acuerdo con la gráfica, una vez aprobado el local y celebrado el contrato de franquicia, el franquiciante y el franquiciatario comienzan sus primeros días de relación para llevar a cabo todo lo pertinente para establecer la franquicia. Aquí es donde el franquiciatario hará el uso de la inversión para el montaje de la tienda (restaurante, cafetería, boutique, etc.)

El franquiciante entrega los manuales de franquicia al franquiciatario y brinda asistencia técnica de preapertura.

Una vez que el franquiciatario ha contratado al personal de arranque de la tienda, el franquiciante proporciona el programa de capacitación inicial. Como puede apreciarse en la figura, en esta fase se involucra la cadena de valor ya que entran en dinámica los proveedores de proyecto arquitectónico, obra civil, mobiliario, inventario, servicios publicitarios, etc.

Por último, el franquiciante brinda acompañamiento al franquiciatario en la etapa de apertura, misma que concluye en la autonomía del franquiciatario para comenzar a operar su franquicia conforme a los procesos y todo lo aprendido del franquiciante en la transmisión inicial de tecnología.

La línea de comunicación queda abierta permanentemente para la asesoría técnica permanente con programas de supervisión, actualización, solución a dudas respecto a la operación, entre otros relacionados con la franquicia.

La integración de la franquicia pone a prueba la efectividad de los manuales de franquicia y la habilidad directiva del franquiciante para liderar el establecimiento de la nueva franquicia.

 

Enrique U. Alcázar

Presidente Alcázar & Compañía

www.alcazar.com.mx

@EnriqueAlcazar

enrique@alcazar.com.mx

 

 

Maricarmen Ramos

Gerente Comercial INVOPTION

www.franquiciasrecomendadas.com

@Invoptionmx

gerencia@invoption.com

mramos@alcazar.com.mx

 

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